Betriebsveranstaltungen wie Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläen werden steuerlich begünstigt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Damit der Fiskus mitspielt, muss die Veranstaltung in der Regel allen Mitarbeitern des Unternehmens oder des Betriebsteils offenstehen – elitäre Feste, bei denen nur bestimmte Gruppen bevorzugt werden, sind nicht begünstigt. Ausnahmsweise erkennt der Fiskus aber auch einen fest umrissenen Teilnehmerkreis an, wenn sich die Abgrenzung aus betriebsstrukturellen Konstellationen ergibt (z.B. Feier einer Abteilung, Pensionärstreffen).
Wird eine Betriebsveranstaltung steuerlich anerkannt, dürfen die Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer anlässlich dieses Events mit maximal 110 EUR je Veranstaltung und Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei belassen werden; dies gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Da es sich um einen Freibetrag handelt, müssen nur die darüber hinausgehenden Zuwendungen versteuert bzw. verbeitragt werden.
Hinweis: Bis einschließlich 2014 war die 110-EUR-Schwelle noch als Freigrenze ausgestaltet, so dass eine Überschreitung um einen einzigen Cent dazu führte, dass die gesamten Zuwendungen als Arbeitslohn versteuert werden mussten.
Zur Berechnung der Arbeitgeberzuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung müssen zunächst sämtliche Kosten der Feier zusammengerechnet werden. Hierzu gehören nicht nur die „unmittelbar konsumierbaren“ Kostenpositionen für Speisen und Getränke, sondern auch die Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung (z.B. Kosten für Bus- oder Schifffahrt, Raummiete). Nimmt ein Arbeitnehmer eine Begleitperson mit zu einer Betriebsveranstaltung, müssen ihm deren anteilige Kosten steuerlich zugerechnet werden.
Beispiel: Ein Arbeitgeber zahlt für einen Betriebsausflug insgesamt 10.000 EUR. Es nehmen 75 Arbeitnehmer an der Veranstaltung teil, von ihnen bringen 25 eine Begleitperson mit, so dass insgesamt 100 Personen teilnehmen. Die Gesamtkosten müssen zunächst auf 100 Personen verteilt werden, so dass sich ein geldwerter Vorteil von 100 EUR pro Kopf ergibt. Die Arbeitnehmer ohne Begleitperson liegen somit unterhalb des 110-EUR-Freibetrags, so dass bei ihnen durch die Feier keine Steuerlast entsteht. Den Arbeitnehmern mit Begleitperson müssen Vorteile von jeweils 200 EUR zugerechnet werden, so dass sie nach Abzug des Freibetrags 90 EUR versteuern müssen.