Bei Einzelunternehmern muss der berufliche Anteil einer Reise gegenüber dem Finanzamt dokumentiert werden, um wenigstens einen Teil der Reisekosten steuerlich geltend machen zu können.
Beispiel: Arzt B fährt zu einem Ärztekongress, der von Mittwoch bis Freitag auf Mallorca stattfindet. Um sich von dem anstrengenden Treffen zu erholen, verlängert er seinen Aufenthalt bis Sonntag. Ohne die genaue Dokumentation des privaten und beruflichen Anteils der Reise (z.B. anhand von Tagungsprogrammen, Taxibelegen, Bewirtungsbelegen, selbstgeschriebenem Reisetagebuch mit Uhrzeitangaben etc.) sind die beruflichen Anteile nicht abzugsfähig.
Dass dies auch für Kapitalgesellschaften gilt, hat das Finanzgericht München mit rechtskräftigem Urteil entschieden. Im Urteilssachverhalt betrieb eine GmbH ein Reiseunternehmen, das unter anderem Stadtrundfahrten anbot. Der Gesellschaftergeschäftsführer und seine Ehefrau, die bei der GmbH ebenfalls angestellt war, unternahmen auf Kosten der GmbH diverse Reisen (u.a. nach Alicante, Neapel und Paris). Sie begründeten die betriebliche Veranlassung mit dem Umstand, dass an den vorgenannten Orten jährlich Conventions der „Stadtrundfahrtenbranche“ stattfänden.
Trotz Aufforderung des Gerichts konnten sie allerdings keine Tagungsprogramme, Broschüren oder Ähnliches mehr beibringen, aus denen sich der berufliche Anteil der Conventions hätte ergeben können. Aufgrund dieses fehlenden Nachweises unterstellten die Finanzrichter eine private Mitveranlassung von nicht unerheblichem Umfang.
Genau diese Regelungen würden auch bei Einzelunternehmern gelten.
Hinweis: Dokumentieren Sie berufliche Reisen stets möglichst weitgehend und umfangreich. Können keine Belege beigebracht werden, hilft in der Regel ein selbstgeschriebenes „Reisetagebuch“.